Системой стандартов безопасности труда определена обязанность в каждой организации и предприятии вне зависимости от формы собственности по наличию журнала инструктажа. В нем должно регистрироваться прохождение персоналом соответствующих видов инструктажей (первичного, повторного, внепланового, целевого, на рабочем месте). Такой журнал является официальным документом, форма которого рекомендована нормативными актами, и подтверждает факт того, что организация или предприятие надлежащим образом исполняет определенные требования и регламенты по охране труда.
Структура и требования к оформлению и ведению журнала инструктажа
Должностное лицо, отвечающее за ведение и хранение журнала инструктажа, назначается руководителем внутренним распоряжением по организации. Данная обязанность указывается в должностных инструкциях. Как правило, сотрудником, отвечающим за ведение такой документации, является инженер по охране труда.
Так как форма журнала определена соответствующими нормативными актами как рекомендуемая, допускаются некоторые изменения его структуры, например, можно дополнять некоторые столбцы.
Существует ряд правил ведения журнала инструктажа на рабочем месте, соблюдение которых обязательно:
- документ должен быть прошнурован, чтобы исключить возможности для фальсификации;
- обязательная нумерация всех страниц;
- на каждой странице должна быть проставлена подпись руководителя организации или предприятия;
- для каждого структурного подразделения устанавливается единая форма документа.
Все сведения по инструктажам должны быть указаны хронологически. В каждой записи должна содержаться информация о дате проведения мероприятия, ФИО инструктируемых лиц и инструкторов, отметка о проведении инструктажа на рабочем месте. По окончанию процедуры проинструктированные сотрудники ставят личную подпись в соответствующей графе.
Если сотрудник, который должен был пройти инструктаж, по каким-то причинам отсутствовал на работе, то он должен быть проинструктирован сразу же при выходе на свое рабочее место. При этом дата инструктажа должна быть указана не «задним» числом, а реально отражать время проведения мероприятия, то есть быть актуальной.
Сроки хранения
Журнал должен храниться в установленном приказом по предприятию месте. Как правило, срок хранения составляет 10 лет. Ответственное за хранение лицо выдает журнал руководителям отделов или других структурных подразделений на период проведения инструктажей. По окончанию мероприятий документ возвращают обратно.